ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und bezeichnet eine Softwarelösung, die es dir ermöglicht, den Überblick über alle Ressourcen deines Unternehmens zu behalten und gleichzeitig deine Lieferketten zu automatisieren. Klingt ein wenig abstrakt? Nur im ersten Moment, denn im Grunde macht das ERP genau das, was du bisher von Hand erledigt hast: Es vergleicht Listen, um herauszufinden, über welche Ressourcen du verfügst und wie du sie am effizientesten einsetzen kannst – nur eben in Echtzeit und ohne dass du dafür deinen Workflow unterbrechen musst.

Im E-Commerce kann ein ERP beispielsweise den Großteil der Auftragsabwicklung koordinieren, indem es automatisch alle Datenbanken synchronisiert, die du sonst selbst aktualisieren würdest. Zuallererst importiert das System alle eingehenden Bestellungen in eine zentrale Datenbank, die es mit deinem Lagermanagement und dem Rechnungswesen abgleicht. Kaufen deine Kund*innen auf Vorkasse, kann das ERP dabei auch prüfen, welche Rechnungen bereits beglichen sind – und dann alle bezahlten Sendungen für den Versand freigeben. Damit in deinem Onlineshop nicht mehr Artikel angezeigt werden als du wirklich vorrätig hast, aktualisiert das System außerdem für jede Bestellung, die in den Versand geht, deinen Lagerbestand.

Der große Vorteil eines ERP-Systems besteht also nicht darin, dass es etwas vollkommen Neues in dein Unternehmen bringt: Natürlich könntest du all das auch manuell tracken. Der eigentliche Unterschied liegt in der Automatisierung – und die entlastet dich nicht nur, sondern beschleunigt auch die Abläufe, denn was du nach Feierabend oder zwischen zwei anderen Aufgaben mit einer Vielzahl von Klicks lösen musst, übernimmt das ERP-System in Echtzeit.

Kaum ist eine Bestellung, Zahlung oder Rücksendung eingegangen, kann es auch schon mit Versand, Rückbuchung oder Umtausch weitergehen. Das freut nicht nur deine Kund*innen, da sich mit der Bearbeitungszeit auch die Lieferzeiten deutlich verkürzen, sondern hilft auch dir als Unternehmer*in dabei, selbst im größten Sale-Stress den Überblick über dein Lager und deine Bestellungen zu behalten.

Je mehr Bestellungen in deinem Shop eingehen, desto wichtiger ist es, dass alles auf dem aktuellen Stand ist: Nur so kannst du Lieferengpässe und Fehler in der Auftragsabwicklung zuverlässig vermeiden. Ein ERP-System ist daher ein wichtiger Schritt hin zur Professionalisierung deines Online-Business, über den du auf jeden Fall nachdenken solltest, wenn dein Versandvolumen ohnehin schon so groß ist, dass du die Auftragsabwicklung an einen Fulfillment-Dienstleister ausgelagert hast.

Besonders sinnvoll ist der Einsatz eines ERP-Systems außerdem, wenn du mehrere Points of Sale (POS) nutzt. Betreibst du neben deinem eigenen Onlineshop beispielsweise noch einen Laden im stationären Einzelhandel oder Accounts auf einschlägigen Online-Marktplätzen, greifen mehrere Verkaufsstellen auf ein- und dasselbe Lager zu. Um zu verhindern, dass es dabei zu Fehlbuchungen oder doppelt bestellten Artikeln kommt, müssen alle Bestellungen schnell und zuverlässig aus dem Lagerbestand abgezogen – oder im Fall einer Rücksendung: wieder eingepflegt – werden.

Solange sich der Großteil deines Umsatzes auf einen einzigen Point of Sale konzentriert, lässt sich das noch händisch lösen. Spätestens dann, wenn du über mehrere Plattformen konstant Bestellungen eingehen oder du plattformübergreifende Sales veranstalten möchtest, ist ein leistungsstarkes ERP-System jedoch unerlässlich, um Artikel in genau dem Moment, in dem sie verkauft wurden, aus dem Shop zu entfernen und somit Bestellchaos zu verhindern.

Was muss ein ERP-System im E-Commerce können?

Manche Onlineshops verfügen über ein integriertes Datenbanksystem, doch dessen Funktionen und vor allem die digitalen Schnittstellen, über die du deinen Shop mit anderen Softwarelösungen und Dienstleistern verbinden kannst, können je nach Anbieter sehr verschieden ausfallen. Während manche Shopsysteme ein echtes ERP-Modul mitbringen, lassen sich andere nur mit ganz bestimmten Buchhaltungssoftwares oder Warenwirtschaftssystemen verknüpfen.

Welche Funktionen deine ERP-Software mitbringen sollte, hängt stark davon ab, in welche Richtung du dein Unternehmen langfristig entwickeln und welche Softwares du dabei mit deinem Shop zusammen nutzen möchtest. Hast du beispielsweise vor, weitere Verkaufsplattformen zu erschließen, brauchst du ein ERP-System, das alle eingehenden Bestellungen für dich bündeln kann – und wenn du mit einem Fulfillment-Anbieter zusammenarbeiten möchtest, muss dein ERP natürlich auch an dessen Lagermanagement angeschlossen werden, damit du maximalen Logistik-Komfort genießen kannst. Aber mal ganz ehrlich: Wer weiß in einem so schnelllebigen Business wie dem E-Commerce schon genau, was die Zukunft bringt?

Das Zauberwort lautet – wie so oft im Onlinehandel – auch bei der Wahl des ERP-Systems Skalierbarkeit. Ganz gleich, ob du deine Produkte auf einer Messe verkaufst, dich aufgrund eines großen Online-Sales vor Bestellungen kaum retten kannst oder beschlossen hast, die Auftragsabwicklung an ein Fulfillment-Center zu übergeben, damit du im Arbeitsalltag endlich wieder die Hände frei hast: Das richtige ERP-System für deinen Onlineshop ist eines, das mit der Schnelllebigkeit des Internets mithalten und auch große Veränderungen an deinen Workflows schnell und flexibel durch eine effiziente Automatisierungsstrategie unterstützen kann.

Aus diesem Grund ist es ratsam, für Onlineshops ausschließlich Softwarelösungen zu nutzen, die speziell für den E-Commerce gemacht wurden – wie zum Beispiel das ERP-System von xentral.

Work smarter: So bringst du mit dem ERP von xentral deinen Onlineshop aufs nächste Level

Das Team von xentral hat ein Multichannel-taugliches ERP-Modul speziell für Onlinehändler*innen entwickelt, mit dem du all deine Points of Sale flexibel an deine Buchhaltung, dein Lagermanagement und bei Bedarf auch an das System deines Fulfillment-Anbieters anbinden kannst. Darüber hinaus wartet das System aber auch mit exakt auf die Abläufe im Onlinehandel zugeschnittenen Funktionen auf, die es dir ermöglichen, die digitalen Schnittstellen des ERP zur Optimierung deiner Workflows zu nutzen.

So verfügt das ERP-System beispielsweise über eine Funktion für die automatische Rückbuchung von Gutschriften. Sobald eine Retoure in deinem Lager oder bei deinem Fulfillment-Partner bearbeitet wurde, gibt das ERP die Rückzahlung in Auftrag. Das minimiert die Bearbeitungszeit im Retourenmanagement, steigert so die Kund*innenzufriedenheit und erspart dir obendrein jede Menge Verwaltungsaufwand.

Außerdem gehören mit dem ERP-System von xentral Lieferengpässe endgültig der Vergangenheit an. Da die Software deine Lagerbestände in Echtzeit trackt, bemerkt sie noch vor deinem Fulfillment-Partner, wenn ein Lagerbestand niedrig ist. In diesem Fall kann dich dein ERP-System durch Push-Benachrichtungen an die Nachbestellung erinnern – oder sie ganz automatisch für dich übernehmen.

Halte dir also die Hände für wichtigere Aufgaben als das ständige Aktualisieren deiner Lagerbestände frei und sorge mithilfe eines starken Fulfillment-Partners und eines leistungsfähigen ERP-Systems für die Skalierbarkeit deines Unternehmens und damit für Kundenzufriedenheit und langfristigen Erfolg.

Titelbild von Brett Jordan. Weitere Bilder von Jan Antonin Kolar und Xentral.